“我从早忙到晚，但是没有一件事情是完成的。我这么的拚命，结果却是白忙一场，没有什么成果。感觉自己一直被工作追着跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙乱不是因为工作太多，而是因为没有重点、目标不清楚，所以才让工作变得愈来愈复杂，时间愈来愈不够用。

你的一天只有1,440分钟，你能完成多少的工作？在信息庞杂、速度加快的职场环境，我们必须在愈来愈少的时间内，完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自于清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事、不该做哪些事。这正是生涯顾问专家比尔?詹森（Bill Jensen）给所有工作者的衷心建议。

　　追求简单，解决效率低落问题

　　目前担任沟通管理顾问公司詹森集团（Jensen Group）总裁兼执行长的比尔?詹森，自1992年开始至今，持续进行一项名为“追求简单”（The Search for Simpler Way）的研究调查，长期观察企业员工的工作模式，探讨造成工作过量、效率低落的原因。最初的调查对象包括了来自460家企业的2,500名人士，持续至今已经扩大到1,000家企业，人数达到35万人，其中包括了美国银行（Bank of America）、花旗银行（Citibank）、默克（Merck）、与迪士尼（Walt Disney）等知名的大型企业。

　　2001年，詹森出版了第一本书《简单就是力量》（Simplicity），一上市立即登上了《纽约时报》（New York Times）的畅销书排行榜，引起了热烈的回响。今年11月，他再度推出最新著作《简单工作，成就无限》（The Simplicity Survival Handbook），更得到了《出版人周刊》（Publishers Weekly）的推荐。

　　这次詹森将“简单”的概念运用到日常的工作实务上。根据他多年的研究调查结果，现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的讯息，却浪费太多时间在不重要的讯息上；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。

　　“少做一些，不是要你把事情推给别人或是逃避责任，而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时，自然就能花更少的力气，得到更好的结果，”詹森在接受最新一期的《快速企业》（Fast Company）杂志访问时如此说道。换句话说，目标清楚、掌握重点、做好沟通，是简单工作的不二法门。

　　以下我们整理出10种最实用的简单工作的方法，提供给你作为参考。

　　2.懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度

　　对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情，你总是担心：

　　?会不会因此丢了工作？

　　?我和同事之间的友谊是否就此结束？

　　?老板有可能接受吗？

　　拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。

　　在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且因为你的拖延而影响到其它人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？

　　一旦有了决定之后，该怎么拒绝呢？如果是比较熟识的同事、朋友，或是完全不相识的人，最好是直接了当的说：“抱歉，帮不上忙，”或是“现在真的很忙，抽不出时间。”不要多费唇舌，也不需要解释一堆的理由，只要简单的一两句话就可以。而且必须在当下直接回绝，不要拖延一两天才说出你的决定。不要考虑太多，宝贵的时间应该花费在以下提到的另一种情况。

　　如果是面对客户或是比较不熟识的其它部门同事，就应该采取比较间接委婉的方法。你要考虑的问题是：要如何响应才能维持更好的关系，建立未来合作的基础？

　　首先，你要说明为何无法答应的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是帮助对方找到另一个更好的解决方法，有没有可能找到其它人帮忙。让对方觉得你不是在推卸责任，而是真的想帮助他解决问题。

　　这时候的回答不再是“是”与“否”的问题，而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方，而是与对方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况，而不会无缘无故的一再找上你，请求你的帮忙。

　　6.有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上

　　电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界，也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。你应该要做的是知道何时要该关闭你的虚拟沟通之门。

　　贾德纳市场研究公司（Gartner Research）认为，现代人无可避免的陷入了所谓的“无所不在的连结”（pervasive connectivity）的迷思，你让所有人在任何时间都可以接触到你。不仅是电子邮件，包括手机、实时简讯等等。这些科技让我们可以实时的沟通，我们也自然而然的觉得必须随时让人找得到、必须响应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的期待而工作过量、过度消耗自己。垃圾邮件的泛滥或许是原因之一，但更重要的是，我们不知道要如何利用客观的标准快速有效的过滤以及编辑大量的信息，花费太多时间在不重要的信件上，真正需要你注意的却被遗漏了。

　　正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。

　　第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内（例如2星期内）你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。

　　前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25％的信件，但是并不表示你必须全部保留剩下来25％的信件。你必须判断这封信件：

　　?是否与你现在的工作内容有关

　　?是否有提到你必须完成哪些事

　　?是否有说明应达成什么样的目标

　　?是否有列出可使用的资源

　　如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。

　　经过以上三个阶段的步骤，你应该可以成功的删除90％的信件。